2021年の5月から、勉強ブログを始めた宇宙兎です！
今回は、Excelではなく、Googleスプレッドシートでタスク管理表を作成してみました。
勉強は終わらせていくごとに記録・管理していくことが大事だと考えています！
Googleスプレッドシートでタスク管理表を作る
本題は、上記のデータバー付きのタスク管理表を作成します。
Excelでは、データバーを付ける場合「条件付き書式」に出てきます。
しかし、宇宙兎の普段使いのノートパソコンにはExcelは入っていません。
Googleアカウントは持っているので、スプレッドシートを利用して作成したいと考えました。
スプレッドシートに「項目」「タスク」など入力する
まず、最初に項目は、勉強中の「英語」「IT系の勉強」「ExcelのVBA」を例としました。
「項目」は、「カテゴリ」「プロジェクト名」などでも利用可能です。
一番重要なのは「開始日」「終了日」の入力
「開始日」「終了日」の日付が、「経過した日」と「残り日数」を計算するのに必要になります。
また、「経過した日」と「残り日数」から、「パーセント」と「データバー」を計算・表示します。
「経過した日数」または「経過日」は、DAYS関数を使用しました。
TODAY()を終了日の位置に入力します。
今日までの「終わった日」という意味でしょうね。
①DAYS関数
=DAYS([終了日],[開始日])
②「開始日」から「今日」まで「経過した日数」を計算
＝DAYS(TODAY(),[開始日])
毎日、ちゃんと勉強している前提で、日にちが経過していくこと考えると
毎日勉強する人には、何日勉強したなど計算してもらえると便利でしょうね。
「残り日数」は、同様にDAYS関数を使用しました。
TODAY()を開始日の位置に入力します。
「終了日」と「今日」の残り日数を計算します。
「今日」から「終了日」まで「残り日数」を計算
＝DAYS([終了日],TODAY())
あと何日かというのが分かる関数のようです。
全項目の「経過した日」「残り日数」を一気に入力して、データバーを挿入しましょう。
タスク管理表にどれくらい経過したのか％表示にする
まずは、「経過した日」と「残り日数」から、どれくらい経過したのかをパーセント表示します。
本来は、勉強ではなく、プロジェクトにした方が、パーセント表示がピッタリでしょうが、このまま作成します！
どの「項目」「プロジェクト」が、どれくらい進んでいるのか、パーセント表示で比較できます。
（この経過したパーセント表示の計算については、また最後に修正が入ります！）
四則計算で、割り算は「/」です。
小数点以下は、省略します。
パーセント表示を見やすくしたので、次でデータバーを挿入します。
Excelでは、「条件付き書式」で「データバー」を選択すれば枠の中に入れることが可能です。
しかし、Googleスプレッドシートの「条件付き書式」では「データバー」がないため、SPARKLINE関数を利用します。
Googleスプレッドシートでは、セルにミニグラフを入れるには、「SPARKLINE関数」を使うのだそうです。
タスク管理表にデータバーを表示させる
SPARKLINE関数は、マイクロソフト資格持っていても初めて使用しました。
色々と試した結果、「charttype」はグラフの種類です。今回は”bar”を入力します。
「折れ線グラフ」や「カラー」を付けたい場合は、SPARKLINE関数で調べてみましょう！
「”max”」で最大値を「100%」に設定しました。
ここは、maxを付けるか、％を付けるかで、表示が変わりますので、要注意です。
今回、使用した関数
=SPARKLINE([セルの選択],{“charttype”,”bar”;”max”,100%})
データバーの表示でマイナスと100％超えた表示
項目とは、別に過去日のタスクも追加してみました。
「開始日」が未来日の場合は、マイナス表示（-10％）になりました。
「開始日」と「終了日」が過去日の場合は、100％超えになりました。
マイナス表示を０％にするようIF関数を使ってみた
最初、マイナス表示なのに、グラフが表示されるのを消したかったために、
IF関数で、0以下の場合は、0にするという指示を入力しました。
しかし、そうすると、次の200％は100％にできないことが分かりました（遅っ）。
MIN関数とMAX関数で修正
0％～100％の表示にするため、MIN関数とMAX関数に変更しました。
MIN関数とMAX関数を使った場合
=MIN(MAX([経過した割合],0%),100%)
タスク管理表の完成
Googleスプレッドシートで、タスク管理表にミニグラフを挿入して作成しました。
この後、交互に色付けしたり、データバーの色を変更したりしました。
宇宙兎は、ペーパーレス化のために、パソコンを使いこなそうと考えています。
鉛筆派とノート派だった宇宙兎も、パソコンを毎日利用するようになって3年経ちました。
次回は、Googleスプレッドシートで、スケジュール表を作成します。
